1.  Inleiding

Dit document beschrijft het beleid en de richtlijnen voor het gebruik van AI binnen The SatisFactory Project. Het doel is om AI op een verantwoorde, ethische en transparante manier in te zetten, in overeenstemming met de AI Act en andere relevante regelgeving.

2.  Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor alle medewerkers en afdelingen, intern en extern, van The SatisFactory Project die AI-technologie gebruiken, inclusief maar niet beperkt tot tools zoals ChatGPT, beeldgeneratie-AI en andere AI-gebaseerde software.

3.  Doel van AI-gebruik

AI wordt binnen The SatisFactory Project gebruikt voor de volgende doeleinden:

•         Tekstgeneratie

Bijvoorbeeld: marketingteksten, sociale mediaberichten, e-mails, blogposts, productomschrijvingen.

•          Vertalingen en taalondersteuning

Bijvoorbeeld: Google Translate, DeepL, AI-ondersteunde spellings- of grammaticacontrole.

•          Beeldgeneratie of bewerking

Bijvoorbeeld: Canva, ChatGPT, Midjourney, DALL-E, AI-filters, AI-gegenereerde stockbeelden.

•          Spraak- of audiotranscriptie

Bijvoorbeeld: notuleertools (Fireflies, Otter.ai), automatische transcriptie van interviews of meetings.

•          Data-analyse en rapportage

Bijvoorbeeld: dashboards, trendanalyse, klantgedrag voorspellen, AI-ondersteunde spreadsheets.

•          Klantenservice-automatisering

Bijvoorbeeld: AI-chatbots, FAQ-assistenten, automatische e-mailantwoorden.

•          Planning en organisatie

Bijvoorbeeld: AI-agendatools, contentplanners, AI-ondersteunde projectmanagementsoftware.

•          Persoonlijke assistentie

Bijvoorbeeld: ChatGPT als brainstormpartner, AI-agents die taken uitvoeren of aanbevelingen doen.

•          Educatie en training

Bijvoorbeeld: AI-gegenereerde oefenvragen, samenvattingen van leerstof, persoonlijke leerpaden.

•          Productiviteit en codegeneratie

Bijvoorbeeld: GitHub Copilot, AI-ondersteuning bij coderen of foutopsporing.

•          Sociale media monitoring of sentimentanalyse

Bijvoorbeeld: AI-tools die reacties analyseren, trends detecteren of reputatie bewaken.

•          Marketing- en verkoopoptimalisatie

Bijvoorbeeld: AI-ondersteunde A/B-tests, conversieoptimalisatie, klantsegmentatie of aanbevelingssystemen.

Voorbeelden: Plug&Pay, Shopify, ActiveCampaign met AI, Mailchimp’s AI-segmentatie.

•          Financieel beheer en boekhouding

Bijvoorbeeld: AI die automatisch facturen herkent, uitgaven categoriseert, btw berekent, voorspellingen maakt over cashflow of herinneringen stuurt voor onbetaalde facturen.

Voorbeelden: Yuki, Exact Online, Moneybird, QuickBooks met AI.

•          Cyberbeveiliging en fraudedetectie

Bijvoorbeeld: AI die verdachte transacties detecteert, phishingpogingen herkent of inlogpogingen analyseert.

Voorbeelden: AI in antivirussoftware, betaalplatforms, 2FA-systemen.

•          Personalisatie van gebruikerservaring

Bijvoorbeeld: AI die inhoud of producten toont op basis van gedrag of voorkeuren van de gebruiker.

Voorbeelden: Shopify-productaanbevelingen, Netflix-achtige aanbevelingsalgoritmen, Mailchimp’s gepersonaliseerde e-mails.

•          Interne procesautomatisering

Bijvoorbeeld: AI die repetitieve administratieve taken automatiseert zoals archivering, contractgeneratie of interne rapportage.

Voorbeelden: Zapier AI, Make.com met AI-integraties, AI-RPA-systemen.

•          Juridisch en contractbeheer

Bijvoorbeeld: AI die contracten analyseert, clausules vergelijkt, risico’s aanduidt of juridische documenten opstelt.

Voorbeelden: Luminance, Legal Robot, ChatGPT voor contractgeneratie.

•          Recruitment en HR-processen

Bijvoorbeeld: AI voor cv-screening, motivatiebriefanalyse, kandidaatmatching.

Aandachtspunten bij HR-toepassingen: een menselijk toezichtmechanisme inbouwen, extra training voorzien voor betrokken medewerkers, datakwaliteit controleren op relevantie, bias en discriminatie, logboeken bijhouden die toegankelijk zijn voor toezichthouders, en incidenten melden bij de aanbieder en de toezichthouder.

4. Richtlijnen voor het gebruik van AI

4.1 Transparantie

• AI-gegenereerde content wordt nooit gepresenteerd als 100% menselijk werk. Indien van toepassing worden vermeldingen toegevoegd zoals: “Deze tekst werd gedeeltelijk gegenereerd met AI en nagelezen door een menselijke redacteur”, “Dit beeld werd gegenereerd met gebruik van AI” of “Dit gesprek wordt gevoerd met een chatbot.”
• Klanten, partners, medewerkers en bezoekers worden geïnformeerd wanneer zij interageren met AI of wanneer er AI-content wordt gebruikt.
• Wanneer AI-gegenereerde content publiekelijk wordt gebruikt (bijvoorbeeld op social media), moet dit worden aangegeven waar relevant, zoals: “Deze foto is gegenereerd met AI en geredigeerd door ons team.” Dit alles in lijn met de geldende richtlijnen en wetgeving.

4.2 Menselijke controle en kwaliteitsbewaking

• AI mag nooit de enige bron van waarheid zijn. Alle AI-output moet door een medewerker worden gecontroleerd en aangepast waar nodig.
• AI ondersteunt maar vervangt geen menselijke beoordeling. Alle AI-output wordt voor publicatie of communicatie met klanten beoordeeld.
• AI mag niet worden gebruikt om ongecontroleerd en automatisch beslissingen te nemen over klanten, medewerkers of partners.
• Als AI fouten maakt of misleidende informatie genereert, wordt deze zo snel mogelijk gecorrigeerd.

4.3 Ethisch en verantwoord gebruik

• AI wordt altijd op een ethische manier gebruikt. Misleiding, discriminatie en manipulatie worden te allen tijde vermeden.
• AI mag niet worden gebruikt om klanten te misleiden of valse informatie te verspreiden.
• AI-gebruik in marketing of klantinteracties blijft altijd in lijn met de waarden van het bedrijf en met eerlijke en transparante communicatie.
• AI wordt niet gebruikt voor spam, misleiding of het kunstmatig beïnvloeden van beoordelingen, zoekmachines of sociale media.

4.4 Privacy en gegevensbescherming

• Er mogen geen klant- of bedrijfsgevoelige gegevens worden ingevoerd in AI-systemen zonder toestemming.
• Als AI wordt ingezet voor klantinteracties of data-analyses, gebeurt dit binnen de kaders van de AVG/GDPR en andere relevante wetgeving.
• AI wordt niet gebruikt voor profilering, surveillance of illegale of onethische tracking.
• AI-tools die gegevens opslaan of delen met derden mogen alleen worden gebruikt na een beoordeling van de privacyvoorwaarden.
• AI-tools mogen uitsluitend worden gebruikt op de beveiligde apparaten van de organisatie, niet op prive-apparaten.

4.5 Verboden gebruik

• AI mag niet worden ingezet voor toepassingen die vallen onder het verboden gebruik zoals gedefinieerd in de EU AI Act, namelijk:
• • manipulatieve marketingtechnieken, misleidende reclame of het uitbuiten van kwetsbare groepen;
  • een sociaal scoresysteem;
  • realtime biometrische identificatie in openbare ruimten;
  • emotieherkenning van medewerkers;
  • het ongeoorloofd scrapen van gezichtsdata van het internet of van camerabeelden;
  • discriminatoire of bevooroordeelde uitingen;
  • het genereren van deepfake-inhoud of gemanipuleerde beelden van personen zonder toestemming.
• Elk gebruik van AI dat in de EU AI Act als hoog risico wordt aangemerkt, is binnen deze organisatie eveneens verboden. Dit betreft:
• • Werk en HR: AI gebruiken voor werving, cv-selectie, prestatie-evaluatie of promoties.
  • Onderwijs: AI die examens beoordeelt, toegang tot opleidingen bepaalt of prestaties meet.
  • Toegang tot diensten: AI die beslist over krediet, verzekering, sociale voordelen of huisvesting.
  • Zorg: AI die medische triage uitvoert of toegang tot zorg beslist.
  • Justitie en politie: AI voor risicoprofielen, recidivevoorspellingen of bewijsanalyse.
  • Migratie en grenzen: AI die identiteitsdocumenten analyseert of toegang tot een land beslist.
  • Overheid en publieke beslissingen: AI die invloed heeft op fundamentele rechten of democratische processen.

4.6 Duurzaamheid

Alle medewerkers binnen de organisatie worden op de hoogte gesteld van de impact die AI heeft op energie- en waterverbruik. The SatisFactory Project wil bijdragen aan een duurzame wereld en beperkt AI-gebruik daarom tot noodzakelijke toepassingen, om de impact op het milieu te minimaliseren.

5. Opleiding en bewustwording

• Alle medewerkers die AI gebruiken, krijgen een basisopleiding over verantwoord AI-gebruik, zodat zij op de hoogte zijn van de beperkingen en risico’s.
• Alle interne medewerkers krijgen een AI-opleiding afgestemd op hun functie, verantwoordelijkheden en behoeften.

6. Verantwoordelijkheid en toezicht

• Iris Bergwerff is verantwoordelijk voor het toezicht op AI-gebruik en de naleving van dit beleid.
• Klanten, partners en medewerkers kunnen bij vragen of twijfels over AI-gebruik terecht bij Iris Bergwerff via info@tsfp.nl.
• Bij overtreding van dit beleid kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, afhankelijk van de ernst van de overtreding. De werkgever kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade die voortvloeit uit foutief of onzorgvuldig gebruik van AI door een medewerker, intern of extern.
• De AI-systemen binnen de organisatie worden regelmatig geëvalueerd om te controleren of zij verantwoord worden ingezet en geen ongewenste risico’s veroorzaken.
• Eventuele risico’s of nadelige effecten van AI-gebruik worden gemeld en aangepakt.
• Elke medewerker, intern en extern, dient zich te houden aan dit AI-beleid en het ontvangstdocument te ondertekenen.

7. Evaluatie en updates

Dit beleid wordt minimaal eenmaal per jaar herzien om te zorgen dat het up-to-date blijft met de laatste regelgeving en technologische ontwikkelingen.

Bij aanpassingen wordt het nieuwe beleid verstuurd naar alle medewerkers ter informatie. Elke medewerker dient te allen tijde op de hoogte te zijn van het huidige AI-beleid en de richtlijnen omtrent AI-gebruik binnen de organisatie.

The SatisFactory Project, 18 mei 2026